Tiada Polisi Hadiah

BAHAGIAN 1.0 PENGENALAN

PNMB dan anak-anak syarikatnya (“Kumpulan PNMB”) berbangga dengan hubungan dengan pelanggan, vendor dan pembekal kami yang berurusan dengan kami, dan perbezaan yang kami buat bersama dalam mencipta pengalaman yang lebih baik. Salah satu nilai teras kami ialah 'Integriti' dan nilai teras penting ini digunakan untuk setiap aspek perniagaan kami.

Kumpulan PNMB komited untuk bersikap jujur, beretika dan berkelakuan dengan tahap integriti tertinggi di tempat kerja serta mematuhi sepenuhnya Seksyen 17A Akta SPRM 2009 – Prosedur yang Mencukupi. Dalam menjalankan perniagaan kami, Kumpulan PNMB akan mengelakkan persepsi tidak wajar dan “Dasar Tiada Hadiah” kami bukanlah untuk mencari kelebihan dengan memberi atau menerima sebarang hadiah, keraian atau pembayaran yang tidak wajar daripada mana-mana pelanggan, pembekal, pembekal berpotensi atau mana-mana orang yang Kumpulan PNMB percaya mungkin ingin mempengaruhi keputusan atau transaksi perniagaan kami.

BAHAGIAN 2.0 KEBOLEHGUNAAN

Polisi ini terpakai kepada para Pengarah dan kakitangan Kumpulan PNMB (secara kolektif dirujuk sebagai “Kakitangan”).

BAHAGIAN 3.0 OBJEKTIF

3.1 Polisi ini akan bertindak sebagai garis panduan untuk menerima dan memberi hadiah kepada kakitangan dan pihak yang berurusan dengan kakitangan.
3.2 Meningkatkan nilai integriti di kalangan kakitangan dan seterusnya meningkatkan reputasi Kumpulan PNMB.

SEKSYEN 4.0 PRINSIP

Semua kakitangan dijangka menggunakan pertimbangan yang sewajarnya dalam mengendalikan aktiviti hadiah dan berkelakuan dengan cara yang konsisten dengan prinsip umum seperti yang ditetapkan dalam Tatakelakuan Pekerja kami: –
i) Sentiasa mengekalkan tahap integriti tertinggi;
ii) Sentiasa amalkan penjagaan dan pertimbangan yang sewajarnya;
iii) Mengelakkan konflik kepentingan;
iv) Mengelakkan diri daripada mengambil kesempatan daripada kedudukan anda atau menggunakan kuasa anda untuk memajukan kepentingan anda atas perbelanjaan Kumpulan PNMB; dan
v) Mematuhi undang-undang, peraturan dan polisi dan prosedur Kumpulan PNMB yang berkenaan.

SEKSYEN 5.0 LARANGAN MENERIMA & MEMBERI HADIAH

5.1 Semua kakitangan tidak dibenarkan menerima atau memberi hadiah secara langsung atau tidak langsung di dalam dan di luar premis kerja semasa menjalankan tugas rasmi dan urusan perniagaan mereka yang mungkin mempengaruhi dalam proses membuat keputusan atau meletakkan kakitangan dalam kedudukan konflik atau penampilan konflik atau kewajipan tersebut.
5.2 Semua kakitangan tidak dibenarkan menerima hadiah sebagai pertukaran untuk melakukan atau berjanji kepada apa-apa yang berkaitan dengan perniagaan atau hal ehwal Kumpulan PNMB untuk bakal atau pelanggan sedia ada, vendor, pembekal dan mana-mana individu atau organisasi lain.
5.3 Semua kakitangan hendaklah mengelakkan percanggahan kepentingan atau kemunculan percanggahan kepentingan bagi mana-mana pihak dalam urus niaga perniagaan yang berpotensi berterusan antara Kumpulan PNMB dan pihak luar, kerana hadiah boleh dilihat sebagai rasuah yang boleh mencemarkan nama baik Kumpulan PNMB atau melanggar undang-undang anti-rasuah dan rasuah.
5.4 Semua kakitangan dikehendaki memaklumkan secara profesional kepada pelanggan, vendor, bakal vendor dan lain-lain polisi ini, dan sebab Kumpulan PNMB telah menerima pakai polisi tersebut. Kakitangan harus meminta pelanggan dan vendor untuk menghormati dasar kita dan tidak menghantar sebarang hadiah untuk kakitangan, jabatan atau Syarikat kita, pada bila-bila masa, atas apa jua sebab.

SEKSYEN 6.0 PENGECUALIAN DASAR TIADA HADIAH

6.1 Sebarang penerimaan hadiah dan pemberian hadiah adalah tertakluk kepada kelulusan mengikut Had Kuasa dan mesti memenuhi syarat berikut:
i) Terhad, lazim dan sah mengikut keadaan;
ii) Tidak mempunyai atau dianggap mempunyai (sama ada oleh pemberi atau penerima), apa-apa kesan ke atas tindakan atau keputusan;
iii) Tidak mengharapkan sebarang bantuan khusus atau kelebihan yang tidak wajar daripada penerima yang dimaksudkan;
iv) Pertimbangan perniagaan bebas penerima yang dimaksudkan tidak boleh terjejas;
v) Tidak melibatkan sebarang niat rasuah atau jenayah; dan
vi) Pemberian hadiah hendaklah dilakukan secara terbuka dan telus.

6.2 Selepas mengambil kira perkara 6.1, terdapat pengecualian untuk menerima dan memberi hadiah seperti berikut:
i) Pertukaran hadiah di peringkat syarikat-ke-syarikat (cth. hadiah ditukar antara syarikat sebagai sebahagian daripada lawatan rasmi dan selepas itu hadiah tersebut dianggap sebagai harta syarikat);

ii) Hadiah daripada Kumpulan PNMB kepada institusi luar atau individu berhubung dengan majlis rasmi, acara dan perayaan Syarikat (contohnya hadiah peringatan atau hadiah pintu yang ditawarkan kepada semua tetamu yang menghadiri acara tersebut);
iii) Hadiah daripada Kumpulan PNMB kepada kakitangan berkaitan dengan majlis dalaman atau luaran Syarikat yang diiktiraf, acara dan perayaan (cth sebagai pengiktirafan perkhidmatan pekerja kepada Syarikat).
iv) Hadiah token dengan nilai nominal yang mengandungi logo Syarikat (cth kemeja-T, perancang, kalendar dan barangan promosi kecil lain) yang diberikan kepada pekerja, pelanggan, perwakilan dan orang awam, menghadiri acara seperti persidangan, pameran, latihan, pameran kerjaya dan lain-lain, dan dianggap sebagai sebahagian daripada aktiviti pembinaan jenama atau promosi syarikat.
v) Hadiah yang diterima dan diberikan semasa perayaan. Ia bukan atas dasar peribadi dan mesti dikongsi dan diedarkan kepada semua kakitangan.
vi) Barangan mudah rosak (cth. kek, buah-buahan dan bunga) dibenarkan disimpan di pejabat dan diedarkan kepada semua kakitangan/ dipamerkan di kawasan umum di pejabat.

BAHAGIAN 7.0 BENTUK, JUMLAH ATAU NILAI HADIAH SESUAI DENGAN NIAT PEMBERIAN HADIAH

7.1 Semua hadiah yang diterima hendaklah dilaporkan kepada Ketua Jabatan dan memerlukan kelulusan.
7.2 Penerimaan hadiah hendaklah mengambil kira bentuk, jumlah atau nilai hadiah yang diterima supaya tidak menimbulkan syak wasangka terhadap dirinya atau orang lain.
7.3 Sekiranya hadiah yang diterima tidak berkaitan dengan tugas kakitangan, makna bentuk, jumlah atau nilai hadiah hendaklah sepadan dengan tujuan hadiah itu diberikan, berdasarkan nilai semasa hadiah, dan tujuan hadiah itu diterima.
7.4 Penerimaan hadiah dianggap tidak sepadan dengan tujuan pemberian hadiah jika nilai semasa hadiah (dari segi kewangan) melebihi 1/4 daripada emolumen bulanan atau melebihi RM300.00, yang mana lebih rendah.
(Nota: Emolumen boleh ditakrifkan sebagai imbuhan dalam bentuk wang yang dibayar kepada kakitangan termasuk gaji pokok, elaun tetap, insentif dan elaun bulanan lain).
7.5 Sementara itu, syarat pemberian hadiah oleh Kumpulan PNMB hendaklah mematuhi “Seksyen 6.0 Pengecualian Kepada Polisi Tiada Hadiah”.

SEKSYEN 8.0 JENIS-JENIS HADIAH YANG DITERIMA DAN MENJADI SATU KESALAHAN

8.1 Hadiah berikut adalah satu kesalahan jika ia diterima mengikut syarat berikut:
i) Hadiah itu diterima atau dituntut secara langsung atau dengan niat rasuah (secara rasuah atau dengan niat rasuah) bahawa ia adalah insentif atau ganjaran untuk kakitangan itu melakukan atau tidak melakukannya (to forebear), atau kerana dia telah melakukan atau tidak melakukan apa-apa perbuatan yang berkaitan dengan hal ehwal atau hal ehwal utamanya atau semasa menjalankan tugas rasminya (Seksyen 9 dan 10, Seksyen 19 Pencegahan dan 10, Seksyen 19. 162, Kanun Keseksaan);
ii) Orang yang memberi hadiah mempunyai kaitan dengan kerja rasmi Kumpulan PNMB dan/atau pemberian dan penerimaan bukan dengan niat baik, dan ia dilakukan dengan niat jenayah (men rea); atau
iii) Hadiah itu diterima dengan niat jenayah daripada seseorang, di mana kakitangan itu tahu, atau pernah, atau mungkin terlibat dalam apa-apa perniagaan yang sedang, atau akan dijalankan oleh orang itu (Seksyen 165, Kanun Keseksaan).
8.2 Garis panduan tambahan mengenai penerimaan hadiah yang dilarang sama sekali, termasuk tetapi tidak terhad kepada yang berikut:
i) Sebarang hadiah dalam bentuk wang tunai;
ii) Sebarang hadiah dalam bentuk barang berharga;
iii) Sebarang hadiah sebagai sebahagian daripada komisen atau sogokan;
iv) Sebarang hadiah yang menyalahi undang-undang;
v) Sebarang hadiah daripada pihak yang terlibat dalam tender atau bidaan yang aktif;
vi) Sebarang hadiah yang datang dengan cadangan, petunjuk, pemahaman atau implikasi langsung atau tidak langsung bahawa sebagai balasan untuk hadiah itu, beberapa atau hasil yang diingini diperlukan untuk memberi manfaat kepada pemberi;
vii) Sebarang hadiah yang mewah, berlebihan dan boleh menjejaskan reputasi Kumpulan PNMB; dan
viii) Sebarang hadiah yang digunakan sebagai ganjaran atau bayaran untuk aktiviti haram.

SEKSYEN 9.0 TAJAAN & DERMA

9.1 Menerima dan memberi tajaan & derma adalah dibenarkan, hanya selepas mendapat kelulusan daripada Pengarah Urusan atau Ketua Pegawai Operasi Kumpulan. Ia juga tertakluk kepada syarat-syarat berikut:
i) Jumlah tajaan & derma hendaklah merujuk kepada Had Kuasa Syarikat;
ii) Tajaan & sumbangan yang diterima dan diberikan hendaklah percuma dan tanpa sebarang syarat dan komitmen untuk kedua-dua penderma (sama ada Kumpulan PNMB atau pemberi). Lebih-lebih lagi, kedua-dua penderma juga seharusnya tidak membawa apa-apa kepentingan antara satu sama lain;
iii) Tajaan & sumbangan diberikan oleh penderma secara sukarela dan bukan atas permintaan Kumpulan PNMB. Kumpulan PNMB dilarang cuba mendapatkan penaja atau derma daripada mana-mana pihak, sama ada daripada organisasi atau individu;
iv) Tajaan & derma mestilah mengikut kehendak penderma;
v) Tajaan & sumbangan yang diterima dan diberikan juga perlu mengambil kira jumlah dan kekerapannya; dan
vi) Semua tajaan & sumbangan yang diterima dan diberikan hendaklah direkodkan dan diisytiharkan melalui Borang Akuan – Hadiah/ Tajaan/ Derma seperti di Lampiran A.

SEKSYEN 10.0 SUMBANGAN POLITIK

Kumpulan PNMB dan kakitangan mereka yang bertindak bagi pihak Kumpulan PNMB, sama sekali tidak memberikan sebarang sumbangan politik. Sumbangan yang dibuat oleh kakitangan daripada dana, harta atau perkhidmatan mereka kepada parti politik atau calon untuk jawatan politik, sama ada secara langsung atau tidak langsung atau melalui organisasi kakitangan tersebut seperti jawatankuasa tindakan politik, tidak dikawal oleh dasar ini.

SEKSYEN 11.0 TANGGUNGJAWAB ANGGOTA DAN KETUA JABATAN MASING-MASING

11.1 Tanggungjawab Kakitangan:

Semua hadiah yang diterima hendaklah dilaporkan kepada Ketua Jabatan masing-masing. Ini adalah selaras dengan “Peraturan Etika Kerja, Kelakuan dan Tatatertib PNMB 2008 (Pindaan 2015) dan Etika Perniagaan”, muka surat 7 di bawah Klausa 5.1.9 Hadiah yang telah ditetapkan seperti berikut:
“5.1.9.2 Dengan ini, garis panduan berikut adalah terpakai:

(a) Semua dalam jenis apa sekalipun yang diterima oleh seseorang kakitangan dan/atau keluarga terdekatnya, sama ada secara langsung atau tidak langsung daripada mana-mana kontraktor atau kontraktor kecil, pembekal, bank peniaga, atau pelanggan PNMB, sama ada benar-benar atau berpotensi untuk diterima, tidak mengira nilainya mestilah, apabila diterima, tulis secara bertulis oleh kakitangan itu kepada Ketua Bahagiannya.
(b) Dalam apa jua keadaan, kakitangan itu hendaklah mendapatkan nasihat Ketua Bahagian mengenai sama ada hadiah itu boleh disimpan atau dipulangkan. Prinsip am menjadi panduan dalam keputusan Ketua Bahagian adalah sama ada penerimaan hadiah akan menjejaskan pertimbangan urusan kakitangan itu atau sebaliknya.”

11.2 Tanggungjawab Ketua Jabatan:

11.2.1 Ketua Jabatan, apabila menerima laporan mengenai hadiah yang diterima oleh kakitangan, boleh membuat keputusan berikut dengan:
i) Membenarkan orang itu menerima hadiah yang diberikan;
ii) Arahkan orang itu untuk memulangkan hadiah; atau
iii) Untuk menyimpan hadiah di pejabat Kumpulan PNMB.
11.2.2 Ketua Jabatan boleh meminta penjelasan daripada kakitangan jika ragu-ragu dengan sebarang hadiah yang diterima.
11.2.3 Semasa mempertimbangkan permohonan di atas, Ketua Jabatan juga perlu mempertimbangkan kriteria berikut:
i) Dia hendaklah memastikan bahawa penerimaan hadiah adalah dibenarkan dan mengikut polisi ini;
ii) Hadiah yang diterima tidak membayangkan bahawa orang itu telah menggunakan kedudukan atau kuasanya untuk mendapatkan hadiah itu;
iii) Mengambil kira kekerapan kakitangan tersebut menerima hadiah;
iv) Hubungan antara kakitangan dan pemberi, khususnya, tugas dan kuasa yang telah diberikan kepada orang itu;
v) Kepentingan keseluruhan Kumpulan PNMB; dan
vi) Kakitangan yang telah menerima hadiah daripada mana-mana pihak hendaklah melaporkan penerimaan melalui Borang Akuan – Hadiah/ Tajaan/ Derma seperti di Lampiran A.

SEKSYEN 12.0 AKUAN BULANAN DAN PENYERAHAN
12.1 Borang Pengisytiharan seperti di Lampiran A, yang telah diluluskan oleh Ketua Jabatan masing-masing, hendaklah diserahkan kepada Jabatan Pengurusan Risiko, Pematuhan, Integriti & Audit melalui e-mel di [email protected], tidak lewat daripada 8 haribulan berikutnya.
12.2 Borang Pengisytiharan juga hendaklah diserahkan kepada Jabatan Pengurusan Risiko, Pematuhan, Integriti & Audit walaupun tiada hadiah/ tajaan/ derma telah diterima atau diberikan.

SEKSYEN 13.0 MELAPORKAN KESILAPAN YANG DISYAKI

Untuk melaporkan pelanggaran dasar ini, kakitangan digalakkan untuk mengemukakan kebimbangan anda terus kepada Jabatan Pengurusan Risiko, Pematuhan, Integriti & Audit. Selain itu, jika kakitangan tidak selesa untuk mengemukakan kebimbangan mereka secara langsung, mereka boleh melaporkan pelanggaran atau perkara serius lain di mana kepentingan penting Kumpulan PNMB atau integriti moral atau fizikal kakitangan dipertaruhkan, dengan menggunakan Saluran Pemberitahuan kami di [email protected].
Pekerja mungkin kekal tanpa nama, tetapi Kumpulan PNMB mungkin memerlukan atau meminta maklumat tambahan untuk menyelesaikan beberapa kes. Kumpulan PNMB tidak akan bertolak ansur dengan tindakan balas terhadap mana-mana orang kerana dia melaporkan kebimbangan etika atau undang-undang. Kakitangan yang bertindak balas dan melanggar piawaian etika kami akan dikenakan tindakan tatatertib. Kumpulan PNMB memandang serius semua dakwaan dan menyelesaikannya dalam proses yang standard dan saksama.